Base Rejser Tendriling Udgifter

Som business rejseudgifter næse opad, er virksomheder indse, at bedre cost-management teknikker kan gøre en forskel

OS. virksomhedernes rejseudgifter steget til mere end 143 milliarder $ i 1994, i henhold til American Express ‘seneste undersøgelse på forretningsrejser ledelse. Private arbejdsgivere tilbringer en anslået $ 2484 per medarbejder på rejser og underholdning, en 17 procent stigning i løbet af de seneste fire år.

Corporate T & E omkostninger, nu er den tredjestørste styrbar udgift bag salg og edb-omkostninger, er under nye kontrol. Selskaber er ved at indse, at selv en besparelse på 1 procent eller 2 procent kan oversætte til millioner af dollars tilføjet til deres bundlinje.

Besparelser af denne orden er sikker på at få ledelsens opmærksomhed, hvilket er et krav for denne type projekter. Involvering begynder med forståelse og vurdere komponenterne i T & E ledelse for at styre og overvåge det mere effektivt.

Hands-on forvaltning omfatter tildele ansvaret for travel management, gennemføre en kvalitet-målesystem til rejseydelser bruges, og skrive og distribuere en formel rejsepolitik. Kun 64 procent af amerikanske virksomheder har rejse politikker.

Selv med den øverste ledelse støtte, vejen til besparelser er stenet kun en ud af tre virksomheder har med succes indført et internt program, der vil hjælpe med at skære rejseudgifter, og de mange aspekter af rejse er så overvældende, de fleste virksomheder ikke ved hvor du skal starte . “Industrien af ​​rejse er baseret på informationer,” siger Steven R. Schoen, grundlægger og administrerende direktør for Global Group Inc. “Indtil en passager faktisk sætter foden på flyet, de har [kun] været at købe oplysninger. ”

Hvis det er tilfældet, informationsteknologi synes en levedygtig sted at hamre ud dem undvigende, men meget efterspurgt, besparelser. “Teknologiske innovationer i erhvervslivet rejsebranchen tillader virksomhederne at realisere potentialet af automatisering for at kontrollere og reducere de indirekte [rejse] omkostninger,” siger Roger H. Ballou, formand for Rejse Services Group USA af American Express. “Desuden er mange virksomheder i gang med kvalitetsprogrammer, der omfatter sofistikerede procesforbedring og reengineering indsats designet til en væsentlig forbedring T & E management processer og reducere de indirekte omkostninger.”

Efterhånden som virksomhederne ser for teknologi til at gøre potentielle besparelser til virkelighed, kan de få meget kreativ om de metoder, de anvender.

Centraliserede reservationssystemer var lange den eksklusive domæne af rejsebureauer og andre branchefolk. Men alt det ændrede sig i november 1992, da en Department of Transportation afgørelse tillod offentligheden adgang til systemer såsom Apollo og SABRE. Travel-management software, såsom TripPower og TravelNet, straks sprang op, der giver virksomheder indsigt i, hvor deres T & E dollars bliver brugt.

Softwaren sporer udgifter tendenser ved sammenknytning med foreningens database og give adgang til centraliserede reservationssystemer, der giver øjeblikkelig reservation information til flyselskaber, hoteller og biludlejningsfirmaer. Disse programmer også give brugerne mulighed for at generere edb rejse rapporter om besparelser med oplysninger om, hvor der blev opnået rabatter, hotel og bil forbrug og mønstre af rejse mellem byerne. Faktiske data giver selskaber tilføjede løftestang, når de forhandler rabatter med rejseleverandører.

“Når man ejer de oplysninger, behøver du ikke at gå tilbage til udgangspunktet, hver gang du beslutter at ændre agenturer,” siger Mary Savovie Stephens, rejser manager for biotek gigant Chiron Corp.

Sybase Inc., en klient / server-software leder med en årlig T & E budget på mere end $ 15 millioner, er enig. “Software giver os hidtil uset synlighed i, hvordan medarbejderne bruger deres rejse dollars og bedre løftestang til at forhandle med leverandører rejse tjeneste,” siger Robert Lerner, direktør for kredit og virksomhedernes rejseydelser for Sybase Inc. “Vi har bedre adgang til data, hurtigere, i en real-time miljø, som forventes at bringe os store besparelser i T & E. Nu har vi kontrol over vores rejseinformation og ikke længere behøver at afhænge udelukkende på de agenturer og flyselskaberne. ”

Omkostningerne for dette privilegium, afhænger af omfanget af erhvervslivet. Engangs-køb af rejse-management software kan køre fra under $ 100 til mere end $ 125,000. Nogle software udbydere vil rumme mindre brugere ved at sælge software stykvis for $ 5 til $ 12 pr booket tur, stadig en betydelig besparelse fra $ 50 industri norm per transaktion.

No More Billetter

Papirløs rejse er at fange den hurtigere end den papirløse kontor nogensinde gjorde som både tjenesteudbydere og forbrugere arbejde sammen om at nedsætte billetpriserne for forretningsrejsende. Måske den mest banebrydende af forskuddene er “billetløse” rejse, som næsten alle store flyselskaber tester.

I mellemtiden er rejseudbydere og agenturer eksperimentere med nye teknologier til at gøre det muligt for rejsende at reservere rejseydelser via internettet, e-mail og uden opsyn billetsystemer kiosker. Best Western International, Hyatt Hotels og flere andre store hotelkæder marked på internettet. Disse tjenester reducere behovet for papir og tilbyde bedre service, og sådanne perifere fordele som øget effektivitet, bedre sporing af rejseudgifter og tendenser, og omkostningsreduktion.

Dennis Egolf, CFO for Veterans Affairs Medical Center i Louisville, Ky., Indså, at det medicinske center decentrale placering, en kvart-mile fra hospitalet, lavet effektivitet vanskelig. “Vi mistede produktionstiden og tingene fik tabt,” siger han. “Hver memo skulle være håndholdt til godkendelse, og vi krævede syv forskellige eksemplarer af hver ordre.” Som et resultat, Egolf forsøgte en off-the-shelf, papir-reduktion softwarepakke designet til den føderale regering.

Softwaren gør det muligt for hospitalet at styre rejse online, spore pr-diem godtgørelser og beregne udgifter til at generere kontant forskud formularer og om bemyndigelse refusion værdikuponer. Softwaren også lader hospitalet holde en kørende hensyn til dets rejseudgifter og sin resterende rejsebudget.

“I dag, for alle praktiske formål, at systemet er papirløs,” siger Egolf. Den software har hjulpet hospitalet reducerer dokumentbehandling tid med 93 procent. “Den oprindelige mål med fokus på styring af medarbejderen rejse uden papir,” siger han. “Vi har nået det mål, delvis på grund af den indsats, personale og delvist på grund af nøjagtigheden af ​​softwaren.”

Med kun en $ 6000 investering, hospitalet sparet $ 70 hver medarbejder tur og sparet næsten halvdelen af ​​sin $ 200,000 T & E-budgettet gennem papiret-reduktion program.

 

 

 

 

About the author

Birgitta

View all posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *